Operationele route ERP-software voor boekhouding: voordelen en obstakels
Of het nu gaat om routeverkoop, pre-order, levering of apparatuurservice, veel bedrijven willen hun operationele routeboekhoudingfuncties en -activiteiten consolideren in één naadloos en efficiënt geïntegreerd softwaresysteem. Ze willen dat de gegevens worden verzameld, gedeeld en toegankelijk voor afdelingen. Ze dromen van een ERP-softwareoplossing voor operationele routeboekhouding die de streaming en distributie van bedrijfsbrede informatie op elke desktop en elk mobiel apparaat mogelijk maakt.
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Bedrijven in de distributie van voedsel en dranken en het beheer van apparatuurservices hebben veel baat bij een goed ontworpen ERP-oplossing voor operationele routeboekhouding. Voedingsmiddelen- en drankenbedrijven (zowel in bederfelijke als niet-bederfelijke voedingsmiddelen) en apparatuurservicebedrijven hebben software nodig voor zowel de werking als de boekhouding. De software organiseert leveringen, beheert directe levering in de winkel (DSD) en onderhoud en reparatie van apparatuur van begin tot eind.
Toch blijft de wens van een bedrijf voor een ERP-oplossing vaak een droom. Hoewel de operatie de bestaande software misschien is ontgroeid, is het leiderschap vaak onzeker hoe ze een betrouwbare leverancier kunnen vinden, hoe ze de juiste software kunnen vinden, hoe ze hiervoor een budget kunnen maken en uiteindelijk hoe ze met succes een ERP-oplossing kunnen implementeren die de ongelijksoortige software van het bedrijf integreert. producten tot een verenigd geheel.
Een correct gekozen ERP-oplossing lost zeker de problemen van losgeraakte en gefragmenteerde softwareprocessen op door een samenhangende, efficiënte en betrouwbare softwareomgeving te creëren met enorme voordelen. Het beheert de hele bedrijfsvoering van begin tot eind: van het maken van goederen en producten tot het bestellen van klanten, opslag, het laden van vrachtwagens, routing, onderhoud, levering, facturering, facturering en verzameling, waarbij alle operationele en boekhoudkundige functies in een samenhangend geheel zijn samengebracht. heel. Ondanks de vele voordelen overwinnen veel bedrijven de initiële uitdagingen die gepaard gaan met het zoeken naar en implementeren van nieuwe software niet.
De volgende discussie is bedoeld om bedrijven te helpen bij het onderscheidingsproces. Het presenteert drie belangrijke voordelen van ERP-software en gaat in op drie veelvoorkomende uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het zoeken en implementeren van een ERP-oplossing.
We beginnen de discussie met drie belangrijke voordelen van ERP-software: (1) het verenigt de ongelijksoortige systemen van een bedrijf, (2) het automatiseert de volledige gegevensstroom en (3) het verspreidt voortdurend alle gegevenswijzigingen en updates gedurende de hele bedrijfsvoering.
Vervolgens behandelt het artikel drie obstakels die bedrijven er vaak van weerhouden om hun ERP-droom werkelijkheid te laten worden: (1) bedrijven moeten de juiste softwarepartner vinden, (2) ze moeten hun huidige bedrijfsprocessen herzien en (3) ze hebben te maken met de kostenfactor. Maar laten we eerst eens kijken naar de aanzienlijke voordelen van ERP-software, die uiteindelijk alle uitdagingen overtroeven.
Voordeel nr. 1
één geïntegreerd softwaresysteem voor het hele bedrijf
Een belangrijk voordeel van een ERP-oplossing is de kracht van de software om elke taak systematisch en volledig te integreren in één bedrijfsbreed systeem. Dit gebeurt omdat elke dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse functie in de software is geprogrammeerd, waardoor elke taak onderdeel kan worden van het uniforme systeem.
Als een end-to-end-oplossing elimineert ERP-software alle patchworksoftware en gegevensimport of -export buiten de verenigende ERP-oplossing. ERP-software brengt alle functies en activiteiten samen in één enkel systeem, zodat elk afzonderlijk gegevensinvoerpunt overgaat in een uniforme reeks gebeurtenissen die over alle afdelingen wordt gecommuniceerd.
De geïntegreerde datastroom maakt het mogelijk dat de constant veranderende data-informatie overal in het bedrijf toegankelijk is. Zodra alle gegevens zijn verenigd, worden alle voorheen ongelijksoortige systemen overbodig. Spreadsheets en stapels papieren worden een vage herinnering. De ERP-oplossing maakt dubbele invoer overbodig omdat de volledige datastroom onderdeel wordt van één geïntegreerde softwareoplossing.
Met andere woorden, ERP-software maakt de hele operatie gestroomlijnd, efficiënt en foutloos. Het vermindert de tijd van het personeel en biedt superieure organisatie, tijdigheid, prestaties en productiviteit op alle afdelingsniveaus. Als één uniforme oplossing zorgt ERP-software voor geprofessionaliseerde bedrijfsroutines en voor verantwoording en toegankelijkheid door het hele bedrijf.
Voordeel 2:
geautomatiseerde gegevensstroom in het hele bedrijf
Een ander voordeel van ERP-software betreft de geautomatiseerde gegevensstroom die ERP-software gedurende de hele operatie beheert. Als gevolg van de geautomatiseerde datastroom professionaliseert een bedrijf dat ERP-software gebruikt zijn bedrijfsroutines, omdat data over afdelingen heen volledig betrouwbaar en altijd en overal toegankelijk is.
Dit soort voortdurend bijgewerkte informatiestromen is moeilijk te onderhouden zonder ERP-software die de talrijke en constante gegevensupdates, wijzigingen en toevoegingen verwerkt die dagelijks plaatsvinden in bedrijven die zich bezighouden met de distributie van voedingsmiddelen en dranken en het beheer van apparatuurservices. Invoerfouten verdwijnen, evenals import en export of spreadsheets. De vertragingstijd verdwijnt en gegevensupdates worden automatisch door het systeem verspreid. Het geautomatiseerde proces garandeert de absolute juistheid van de gegevens.
De geautomatiseerde gegevensstroom zorgt ervoor dat alle leverings- en serviceprocessen bedrijfsbreed plaatsvinden. Ze spelen zich "achter de schermen" af van de ERP-software die specifiek is ontworpen om de complexe en gevarieerde transacties te beheren zonder enige onderbreking van de operationele stroom.
Als zodanig beveiligt ERP-software de laatste gedetailleerde en constante informatie over geleverde goederen, verleende diensten, geladen vrachtwagens en bijgevulde magazijnen. ERP-software automatiseert complexe operationele en boekhoudkundige processen en zorgt voor efficiëntie en financiële besparingen op alle niveaus.
Voordeel # 3
Constante verspreiding van alle gegevenswijzigingen en updates
ERP-software voor operationele route-boekhouding biedt nog een ander voordeel. Het zorgt voor de constante verspreiding van alle gegevenswijzigingen en updates door het hele systeem, zodat de gegevens over elk aspect van de bedrijfsvoering altijd actueel zijn.
Voortdurende verspreiding van alle gegevenswijzigingen en updates elimineert handmatige updates en fysieke vragen. Het biedt een verbeterde organisatie, tijdigheid, prestaties en productiviteit op alle afdelingsniveaus. De altijd bijgewerkte gegevensstroom verbetert het volgen en voorspellen van de bestellingen, het laden van vrachtwagens, de opslag en het verzamelen van geld. De continue verspreiding van de datastroom maakt professionele werkroutines mogelijk, evenals interne verantwoording en toegankelijkheid te allen tijde.
De constante verspreiding van de datastroom zorgt er bijvoorbeeld voor dat het magazijnpersoneel nauwkeurige voorspellingen krijgt over de verwachte vraag. Het personeel kan dienovereenkomstig plannen, zelfs als zich op het laatste moment wijzigingen voordoen, en ze hoeven niet te improviseren voor last-minute bestellingen.
Evenzo verbetert de klantenservice omdat diensten en producten altijd en overal correct kunnen worden gevolgd, zelfs als er zich elfde uur wijzigingen voordoen in het bestel- of leverings- en serviceproces. Klanten krijgen de run-around niet meer van de ene afdeling naar de andere, zoals in de dagen voorafgaand aan de implementatie van de ERP-software. Constante toegang tot de meest recente gegevens maakt het gemakkelijk om een ​​vlotte, competente en deskundige klantenservice te bieden.
Kortom, het uniforme softwareontwerp van ERP, de geautomatiseerde gegevensstroom en de constante stroom van gegevensverspreiding zorgen voor een naadloze organisatie, brede efficiëntie en betrouwbare interconnectiviteit.
Waarom aarzelen bedrijven dan om ERP-software voor operationele routeboekhouding aan te schaffen? Vaak weerhouden drie fundamentele uitdagingen hen ervan om de vruchten te plukken van een geïmplementeerde ERP-oplossing.
Uitdaging 1
De juiste softwarepartner vinden
Niets kan zo frustrerend zijn als het vinden van de juiste softwarepartner die niet alleen de beste software moet bieden, maar ook de bijzonderheden van de Microsoft Dynamics 365 branche moet kennen, een uitstekende competentie heeft in software-implementatie en een uitgebreide ondersteuningsinfrastructuur moet bieden. Operationele boekhoudkundige ERP-software beheert immers het hele bedrijf en neemt financiële en operationele verantwoordelijkheden voor het hele bedrijf op zich. Alleen de juiste softwarepartner kan deze enorme taak worden toevertrouwd. Het is noodzakelijk en zo ontworpen dat dit een langdurige relatie zal zijn.
Daarom is het vinden van de juiste softwarepartner niet het moment voor een snelle stap. Verwijzingen moeten met de grootste zorg worden gecontroleerd en er is veel tijd nodig om de verschillende softwareaanbiedingen te beoordelen. Het onderscheidingsproces vereist een grondig begrip van de oplossing en een goede verstandhouding met de provider is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de relatie niet mislukt na de installatie van de oplossing.
Met andere woorden, de uitgebreide mogelijkheden van ERP-software zorgen ervoor dat de implementatie riskant lijkt en zet aanzienlijke druk op het leiderschap van een bedrijf om een ​​betrouwbare softwareleverancier te vinden.
Met andere woorden, de zoektocht naar ERP-software vereist een serieuze inzet van tijd, moeite en middelen, waardoor de aanschaf van ERP-software voor operationele routeboekhouding een aanzienlijke uitdaging is.
Uitdaging # 2
Herziening en beoordeling van huidige bedrijfsprocessen
Een andere uitdaging is het afschrikken van een ERP-software-installatie, omdat ook dit veel tijd en moeite kost. ERP-software mag niet worden geselecteerd zonder een uitgebreide beoordeling en beoordeling van de huidige bedrijfsprocessen van een bedrijf.
Er is geen manier om deze tijdrovende en ontmoedigende taak te vermijden. Als een bedrijf niet duidelijk is over de vele onderling samenhangende taken en vereisten van zijn huidige bedrijfsprocessen, zal het bijna onmogelijk zijn om de juiste ERP-oplossing te identificeren. Het is dus verplicht om te herzien en te beoordelen hoe werkpatronen worden gesynchroniseerd. Het begrijpen van deze patronen garandeert dat de juiste ERP-oplossing wordt gekozen die past bij de gevestigde werkpatronen. Een evaluatie- en beoordelingsproces biedt ook de nodige informatie wanneer de software mogelijk moet worden aangepast en aangepast aan bestaande werkpatronen.
Natuurlijk wordt de taak van het beoordelen en beoordelen van bedrijfspraktijken niet meteen op prijs gesteld, omdat het zoveel tijd en moeite kost. Het lijkt in strijd met het vaak genoemde gezegde: "Als het niet kapot is, repareer het dan niet." Bedrijven willen vaak geloven dat een uitgebreide studie van bedrijfspraktijken niet nodig is zolang de huidige processen niet volledig in de war zijn.
Toch biedt een herziening van de huidige werkpatronen meestal enorme voordelen, zelfs als de beslissing neerkomt op het afwijzen of uitstellen van de aankoop van ERP-software. Een review helpt bijna altijd bij het herdefiniëren van de visie van een bedrijf voor de toekomst, en vaak zal de toekomst van een bedrijf de implementatie van ERP-software vereisen. Maar ongeacht de uitkomst moedigt het beoordelingsproces het leiderschap van een bedrijf aan om de richting van het bedrijf te heroverwegen en als zodanig is een beoordeling altijd de moeite waard.
Belangrijk is dat het beoordelingsproces ook aan het licht kan brengen dat sommige personeelsleden zich verzetten tegen de implementatie van ERP-software. Ook dit is van enorme waarde omdat het goed is om voorafgaand aan de implementatiefase van de nieuwe oplossing hun zorgen te kennen en constructief met de oppositie om te gaan. Elk personeelslid moet aan boord komen en de nieuwe oplossing verwelkomen. Het gebruik van de nieuwe ERP-software vereist teaminspanning en vereist de medewerking van iedereen.
Uiteindelijk zorgt het beoordelingsproces ervoor dat het personeel van een bedrijf samenkomt, zich energiek voelt over de nieuwe richting van het bedrijf en een actieve rol wordt in de zoektocht naar succes van het bedrijf.
Uitdaging # 3
In één woord: kosten
Er is nog een ander obstakel, en het heeft betrekking op geld, omdat een goed ontworpen ERP-oplossing niet goedkoop is en kan zijn. Alleen aanzienlijke expertise en diepgaande kennis van de specifieke branche maken het mogelijk om een ​​ERP-oplossing voor operationele route-accounting te ontwerpen die de talrijke taken, vereisten en behoeften van de distributie van voedsel en dranken en het beheer van apparatuurservice integreert. Aan ERP-software hangt dus een prijskaartje.
Bedrijven vragen zich dus vaak af of ze geen geld kunnen besparen door voor een kleinere en goedkopere softwareoplossing te gaan. Dit is een kortsluitaanpak, want in het geval van ERP-software voor operationele route-accounting geeft meer geld inderdaad een betere kwaliteit. Het is duur om hooggekwalificeerde programmeurs te vragen uren en uren, echt jaren, te besteden aan het ontwerpen van een ERP-oplossing voor een complexe branche. En dus is er geen ontkomen aan: de algehele inspanning bij het vinden en implementeren van de gekozen oplossing, de aanschaf van de software, de kosten van het opleiden van het personeel en het tijdverlies tijdens de implementatie zijn duur.
Maar het moet ook duidelijk en nadrukkelijk worden vermeld: de kosten vooraf zijn de moeite waard. Verhoogde efficiëntie en een betere workflow zorgen voor een bijna onmiddellijke ROI. Verbeterde tracking van goederen, diensten en leveringen zorgt voor meer verantwoording op alle niveaus van de operatie. Daarnaast bieden softwareleveranciers vaak betalingsplannen aan die helpen bij het spreiden van de uitgaven. De implementatie van een ERP-oplossing voor operationele route-accounting garandeert ongetwijfeld de groei en het succes van bezorg- en servicebedrijven.
Kortom, als de leverancier van de oplossing en de ERP-software gelijk hebben, mogen de kosten nooit de enige beslissingsfactor zijn. De voordelen van een goed gekozen en geïmplementeerde ERP-oplossing zijn simpelweg te mooi om weg te laten. Een ERP-oplossing voor operationele routeboekhouding biedt een enorm groeipotentieel voor bedrijven in de distributie van voedingsmiddelen en dranken en het beheer van apparatuur.
De voordelen wegen dus zeker op tegen de uitdagingen. Een uniform softwaresysteem, de geautomatiseerde gegevensstroom en de constante verspreiding van alle gegevenswijzigingen en toevoegingen stroomlijnen de hele operatie, maken deze efficiënt en elimineren handmatige fouten. ERP-software voor operationele routeboekhouding zorgt voor geprofessionaliseerde bedrijfspraktijken en legt verantwoording af op alle afdelingsniveaus. Het automatiseert complexe operationele en boekhoudkundige processen en zorgt voor een superieure klantenservice. Geen enkel bedrijf dat zich bezighoudt met routeverkoop, pre-order, levering en apparatuurservice, zou zonder dit moeten zijn.
Lorraine Keating is President en CEO van Prism Visual Software, Inc., een uitgever van een operationele ERP-routeringsoplossing voor bedrijven in routeverkoop, pre-order, levering, verkooporder en apparatuurservicebedrijven. De ERP-oplossing van Prism is een end-to-end route-boekhoudsoftware die de kenmerkende handheld-software van Prism, MiniMate, en de volledig uitgeruste operationele routing-desktopoplossing RoadQuest en ServQuest omvat.